Guía LAFT para el sector real

Por María Camila Arévalo J., el 09 de febrero, 2020

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Para empezar hay que tener en cuenta que no solo se trata de crear un guía llena de políticas, instrucciones y centenares de páginas. Sino que por el contrario se debe definir quiénes serán los responsables, a cargo de qué actividades estarán y de qué manera se llevarán a cabo.

Es importante contar con el visto bueno de la junta directiva con el fin de que no tenga sanciones por parte de la auditoría, además que le ayudará a las empresas del sector real contar con un manual para saber cómo actuar.

Todos los sistemas de gestión de riesgo LAFT, deben tener una documentación en donde se debe almacenar toda la información de las actividades y controles que se están llevando a cabo, con el fin de poder acceder a los procesos de manera rápida y organizada, y a su vez saber que todo lo estipulado allí sea verídico.

Y aunque todos los sistemas de gestión de riesgos LAFT exigen contar con un manual de políticas y la manera en qué se debe actuar, también es una forma de brindarle a las empresas del sector real una forma de actuar de manera adecuada.

¿Por qué es tan importante contar con una guía?

  • Los supervisores también lo auditan.
  • Es importante en todo lo relacionado a los temas legales.
  • Está directamente relacionado con la junta directiva.
  • Es fundamental dentro del sistema de prevención LAFT.
  • Todos los empleados deben tener acceso a ella para estar enterados de todos los procedimientos.
  • Se documenta todos los procedimientos que se deben seguir para la prevención LAFT. 

¿Cómo se debe redactar?

Se debe ser bastante claro con lo que se va a escribir, debe contener vocabulario coloquial para que todos puedan entender lo que se estipula allí.

Así deben estar divididos los párrafos:

Los de navegación son los que permiten situar al lector, ya sea un resumen, inicio de un capitulo o introducción a un tema. 

  • Las declaraciones que se hagan son afirmaciones a si algún tema, no necesariamente a las obligaciones legales.
  • Las transcripciones si están directamente relacionadas a las obligaciones legales.
  • Las políticas se refieren a los procedimientos que se establecieron y cómo se debe proceder para llevarlos a cabo.
  • La metodologías son las explicaciones de lo cómo se debe proceder. 
  • Los formatos son los documentos que respaldan a los controles.
  • Los informes y reportes contienen toda la información relacionada a la gestión.
  • Las señales de alerta son aquellas que anuncian cuando se están presentando hechos sospechosos los cuales deben ser investigados. 

Evite cometer los siguientes errores

  1. No omita incluir información relacionada al cumplimiento normativo.
  2. Tener políticas incompletas que no tengan relación con los riesgos asociados o con el mismos sistema. 
  3. No ser específicos en el desarrollo de los procedimientos y la manera en la que se deben ejecutar. 
  4. Que los controles que se establecieron no se estén cumpliendo.

¿Cómo desarrollarlo?

A continuación le daremos algunos consejos que puede seguir al momento de elaborar la guía de prevención:

  1. Definir cuál va ser el tipo de guía que se va a crear, ya sea por tipo de proceso, áreas, controles, o todo en general.
  2. Establecer el contenido que se va a agregar.
  3. Contar con toda la información necesaria para diseñar la guía.
  4. Verificar si toda la información ya fue documentada y en caso de que haga falta, incluirla.
  5. Crear un índice que permita saber cómo será la división de los datos.
  6. Crear una primera versión.
  7. Dar a conocer esta primera versión a las partes interesadas para recibir comentarios y ajustes.
  8. Realizar los ajustes que se identificaron y las correcciones. 
  9. Elaborar la versión final.
  10. Presentarlo a la junta directiva para contar con su aprobación 
  11. Para finalizarlo este debe ser aprobado y cumplir con el protocolo dado por la junta directiva, una vez esto se haya hecho, se le debe dar a conocer a todos los miembros de la organización.

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