Errores que debe evitar en la implementación de un sistema de gestión

Por María Camila Arévalo J., el 27 de noviembre, 2019

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Implementar un sistema de gestión de riesgos es uno de los desafíos más grandes a los que se enfrentan las compañías, ya que esto tiene un impacto interno por lo que diferentes áreas, recursos y personal estarán involucrados en un mismo objetivo. 

Hay que ser conscientes que si no se siguen los pasos al pie de la letra pueda que se incurra en algunas fallas que puedan trascender a pérdidas económicas, de tiempo o afectar el desarrollo de algunas actividades.

Sin embargo, en ocasiones hay quienes cometen ciertos errores al momento de implementar el sistema de gestión de riesgos, algo que se ha vuelto más común de lo que se cree.

A continuación le daremos una lista de los errores más comunes que se presentan para que este alerta y evite cometerlos.

Importancia de la gestión de cambios

Todos los responsables de llevar a cabo la gestión de riesgos deben estar en la capacidad de enfrentar algún tipo de cambio si se llega a dar sin que esto afecte de manera notable el desarrollo habitual de las actividades.

Hay que tener en cuenta que los cambios pueden ser de personal, tecnológicos, infraestructura, estrategia o de procesos.  

Los usuarios son claves en la toma de decisión

Las personas que van a estar a cargo del manejo del sistema deben ser las más interesadas e involucradas en toda la toma de decisiones, no se deben excluir porque no es un asunto solo de la junta directiva.

Sus opiniones e intervenciones pueden ser muy valiosas, debido a que ellos son los que conoces a la perfección cómo funciona el sistema.

Fluidez de la comunicación 

Es clave que exista una comunicación directa y fluida, es por esto que se deben habilitar diferentes canales que permitan que esto se cumpla. Si no hay comunicación entre las áreas involucradas y el personal es muy posible que se puedan presentar problemas en la implementación. 

Es por esto que se debe crear un plan que se debe seguir, con el fin de que todos los responsables estén al tanto y sepan como actuar al momento de dar a conocer alguna información.

Integración

El sistema de gestión debe brindar la opción de que se pueda integran con otros sistemas, debe ser flexible y práctico para que los gestores no vayan a tener problemas al momento de agregar una nueva información. 

Modelos de servicio

Cabe recordar que este puede ser On premise o SaaS.

SaaS: Servicios de arrendamiento

  • El soporte lógico y los datos se alojan en nuestros servidores. Usted podrá acceder a él a través de la aplicación o del navegador.
  • No necesita comprar una licencia para utilizar el software, sino pagar un alquiler o renta mensual.
  • El cliente no necesita infraestructura de hardware ni de software.
  • No depende de un área especializada de soporte para utilizar el sistema.
  • No necesita descargar actualizaciones, pues nosotros nos encargamos del mantenimiento de nuestra plataforma.
  • Cuenta con disponibilidad de la aplicación y un funcionamiento correcto las 24 h.
  • Soporte de primer nivel para que utilice adecuadamente nuestra herramienta.

On premise:

  • Puede trabajar sobre máquinas virtuales, tanto en un servidor de base de datos y aplicación independiente como en un mismo servidor con aplicación y base de datos.
  • Asimismo, permite iniciar con un número de usuarios y después ampliarlo en caso de que se requiera.
  • Licencia con derecho de uso para ambientes de pruebas, producción y contingencia.
  • El cliente debe contar con la infraestructura necesaria para la instalación de las soluciones según unos requisitos mínimos. (intranet)
  • Contamos con un equipo disponible para atender en cualquier momento necesidades de nuestros clientes, a través de canales de comunicación estándar.
  • Herramienta web para registro de peticiones.
  • Soporte telefónico.

 Implementación 

Se deben identificar los requisitos necesarios para llevar a cabo la implementación del sistema, a su vez se debe brindar capacitación a los usuarios y a todos los involucrados para que estén al tanto de todos los procedimientos y actividades que deben llegar a cabo.

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Temas:Gestion de RiesgoGobierno, Riesgo y Cumplimiento (GRC)

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