Herramientas para optimizar la gestión de riesgos

En la actualidad las empresas se enfrentan a diferentes etapas de complejidad dentro del negocio. Es aquí cuando optimizar la gestión de riesgos se vuelve clave para evitar pérdidas y amenazas. 

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Introducción

Las organizaciones hoy en día son más conscientes y resilientes acerca de la importancia de contar con una adecuada gestión de riesgos que sea efectiva y práctica para momentos de contingencia o crisis.

La estructura organizacional y documental de la gestión de riesgos debe estar definida acorde con el tamaño de la empresa, productos, servicios, sedes, capacidad económica, recursos disponibles, herramientas tecnológicas, entre otros.

Cada vez la gestión de riesgos estará más integrada a los procesos y sistemas de las organizaciones, de modo que se hable un solo idioma internacional.

En la siguiente guía usted encontrará información relacionada acerca de cómo puede optimizar la gestión de riesgos de su organización, cuáles son los instrumentos adecuados, como contar con una gestión eficiente y eficaz, y los métodos que le ayudarán en la identificación de amenazas.  

Gestión de riesgos

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La gestión de riesgos es el proceso que se realiza para identificar y gestionar los riesgos a los que puede estar expuesta la organización, con el fin validar la eficiencia de los controles y el de crear planes de acción que ayude a mitigarlos, aprovecharlos o en caso de que no se puedan prevenir contar con una estrategia que permita que las pérdidas no sean muy altas.

Hay que tener en cuenta, que estas amenazas en muchas ocasiones pueden crear valor, ya que las empresas establecen métodos para generar un equilibrio entre los objetivos de crecimiento, rentabilidad y los riesgos a los que están asociados para contar con una consecución adecuada.

Aunque la gestión de riesgos es liderada por los directores o la junta directiva, se debe tener claro que esto es un tema que involucra a todos los miembros de la entidad y por ende se debe crear una cultura de riesgos en torno a esto. 

Para tener una adecuada gestión de riesgos es indispensable identificar, analizar, monitorear y responder ante las posibles amenazas que se puedan dar y así afectar de manera directa la operación del negocio. Es por esto  que debe ser proactiva y contar con los controles adecuados para mitigar eventos futuros.

Propósito 

  • Identificar posibles riesgos.
  • Reducir o dividir los riesgos.
  • Proporcionar una base racional para la toma de decisiones en relación con todos los riesgos.
  • Planificar.

Gestionar los riesgos es la mejor forma de prepararse ante posibles catástrofes que se puedan presentar. Es por esto que es indispensable contar con estrategias y planes de acción que se implementen de manera continua, con el fin de que sean abordados de manera correcta y así cumplir con los objetivos corporativos establecidos. 

Importancia de contar con un plan de gestión de riesgos

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El propósito de contar con un sistema de gestión de riesgos se basa en que permite identificar, reducir, planificar y tomar buenas decisiones referentes a los riesgos.

Este plan brinda las herramientas necesarias para tener una gestión de riesgos adecuada y se puede aplicar desde el inicio de una organización en cualquier escenario: estrategias, decisiones, procesos, funciones, proyectos, servicios y activos. 

Esta es la mejor forma para anticiparse a las catástrofes que puedan ocurrir y crear estrategias que permitan abordar las amenazas para estar prevenidos y evitar consecuencias fatales. 

Beneficios 

  1. Mejora el gobierno corporativo. 
  2. Aumenta la probabilidad de alcanzar los objetivos. 
  3. Incrementa la gestión proactiva.
  4. Es consciente de la necesidad de identificar y de tratar los riesgos.
  5. Cumple con requisitos legales y normativos. 
  6. Mejora la presentación de informes.
  7. Minimiza pérdidas. 
  8. Ayuda con el tema de toma decisiones y mejora los controles. 
  9. Establece la base de datos. 
  10. Mejora la asignación de recursos.
  11. Mejora la eficiencia y la eficacia. 
  12. Mejora la prevención de pérdidas y la gestión de incidentes. 
  13. Mejora el aprendizaje organizacional, la flexibilidad e incrementa el desempeño de la salud y la seguridad.

Métodos para identificar los riesgos

Los cinco porqués o espina de pescado

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Es un modelo que busca llegar a la causa raíz del riesgo o de la situación que se está analizando, esto nos ayuda a identificar de dónde se está originando el problema.

Sirve para estructurar debates grupales sobre las posibles causas planteadas y su principal objetivo es llegar al fondo del riesgo específico, descartando las respuestas más inmediatas y superficiales. 

El proceso que se debe poner en práctica es el siguiente:

  1. Plantear cuál es el problema.
  2. Hacerse preguntas cómo: ¿por qué sucede esto?, ¿qué hizo que esto se generara?, ¿cuál es la raíz del riesgo’, entre otras
  3. Una vez se les encuentre respuesta a las preguntas anteriormente planteadas se empezará a identificar la causa raíz de lo sucedido.

Contrario a lo que indica el nombre de la técnica, no es necesario que se restrinja el análisis a solo cinco preguntas. 

Árbol de decisión

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Es un mapa de los posibles resultados de una serie de decisiones relacionadas, lo que quiere decir esto es que se parte de un nodo o situación y desde ahí se empiezan a revisar las posibles consecuencias que se podrían presentar. 

What if - ¿Qué pasaría sí?

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Esta técnica es muy común usarla para la identificación de consecuencias, ya que para su implementación es importante realizarse una serie de preguntas que deberán ser respondidas y que ayudarán a entender cuál es el mejor plan de acción que se debe implementar en un riesgo individual, además permite adelantarse a los hechos y entender que pasaría si se llegara a dar alguno de estos sucesos.

Esta técnica es bastante creativa y de tipo inductivo, es fácil y sencillo de entender para cualquier gestor que lo ponga en práctica, normalmente se usa en la primera fase de la gestión cuando apenas se está en proceso de identificación. 

También se puede complementar a través de un análisis profundo y de otros métodos como la lluvia de ideas.

Para llevarlo a cabo se pueden programar reuniones entre funcionarios o trabajadores que tengan conocimiento completo del proceso que se analiza.

Lluvia de ideas

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Es un proceso que se lleva a cabo de manera grupal para generar ideas innovadoras en un ambiente fuera de lo tradicional, es interactivo y no estructurado. 

Lo que se busca con esto es generar mejores prácticas para que los integrantes de cada organización se puedan complementar, puedan tener una visión panorámica de lo que sucede y crear nuevas cosas que traerán beneficios a cada uno de los miembros a través de la estimulación de la conversación fluida para identificar modos de fallos potenciales y riesgos asociados, criterios de decisión y cómo serán mitigados. 

La clave es llegar con opiniones estructuradas al momento de reunirse para así evitar perder tiempo. 

Las reglas que debe seguir en esta metodología son:

  • Cantidad es importante
    Entre mayor sea el número de ideas que se tenga, será mucho más fácil elegir entre ellas, pues en ocasiones se pueden complementar unas con otras y obtener un resultado ganador. 
  • Suspender el juicio 
    Dejar a un lado la crítica, si solo se va a limitar a juzgar y quejarse será muy complicado llegar a acuerdos que traerán beneficios a la organización. Hay que hacerlo de una manera objetiva. 
  • Pensar libremente
    No hay que coartarse al momento de transmitir una idea, el miedo se debe dejar a un lado, no importa que tan loca sea, “es más fácil perfeccionar una idea que emitir una nueva”, Alex F. Osborn, Brainstorming. 
  • Efecto multiplicador
    Esto permite lograr una retroalimentación positiva, es decir, de todo lo que se ha expuesto durante la reunión se pueden hacer mejoras en las ideas para que estas cumplan con todas las expectativas de los miembros. 

Herramientas para gestionar los riesgos

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Mapa de calor

Según SearchDataCenter un mapa de calor de riesgo consiste en una matriz con dos ejes, donde el eje X representa la probabilidad de frecuencia del riesgo y el eje Y representa el impacto que puede tener el mismo.

El mapa se representa gráficamente ubicando los riesgos en un cuadrante, dependiendo de la probabilidad de que determinado riesgo pueda ocurrir y el impacto cuantitativo o cualitativo que se produce en caso de que se materialice el riesgo:

Mapa de riesgos donde:

  1. Daño por tormentas (riesgo operacional).
  2. Ciberataque y robo de información (riesgo operacional).
  3. Comentario negativo en redes sociales (riesgo reputacional).
  4. Número significativo de clientes cambiándose a la competencia (riesgo estratégico).

Una adecuada estructuración del mapa de riesgos ayuda a mejorar el modelo de evaluación de riesgos de la compañía. Para esto es necesario en primer lugar identificar detenidamente los riesgos inherentes a la organización y analizar qué eventos tanto externos como internos están ocasionando dichos riesgos.

Los riesgos identificados deben ser evaluados estimando con qué frecuencia podrían aparecer y cuál es el impacto estimado a nivel financiero, reputacional y estratégico.

Plan de acción

Un plan de acción es una hoja de ruta que traza la planificación de una organización para gestionar y controlar tareas con el fin de cumplir con los objetivos de un proyecto o negocio. Es una guía para definir las metas, fijar plazos y calcular recursos para planificar de forma correcta, optimizar la gestión y mejorar el rendimiento de la empresa.

Además traza las 5 w’s questions: qué, cómo, cuándo, dónde y con quién se realizarán las acciones que se implementarán en la organización para cumplir con los objetivos de una manera ordenada y comprometida, asignando responsables, tiempo y recursos.

En el plan de acción se definen objetivos, programas, misiones, responsables y presupuestos no sólo para gestionar proyectos sino también para ejecutar procesos de conocimiento del riesgo, reducción del riesgo y manejo de riesgos de una organización. 

En ese sentido, el plan debe ser completo, claro y estar al día con la actual estructura de la empresa para incluir la información detallada de cada una de las áreas de la compañía para analizar de manera inteligente los riesgos, su impacto y consecuencias en caso de que se llegasen a presentar y priorizarlos para gestionarlos, según la afectación que causarían.

Para trazar un plan de acción se debe hacer la lista de riesgos, para ello, los gestores deben identificar las amenazas que podrían impedir el cumplimiento de metas y objetivos. Una vez se identifiquen esos riesgos, se debe hacer un inventario de los mismos y describir cada uno para analizar sus impactos para clasificarlos y establecer el nivel de riesgo; así como las acciones que se van a implementar.

¿Por qué optimizar la gestión de los riesgos?

  1. Identificación a tiempo de movimientos adversos que puedan tener un impacto potencial dentro de la organización entidad. Es por esto que es indispensable optimizar la capacidad analítica- predictiva para dar a conocer la complejidad de los factores de riesgo para tener un panorama real que permita obtener la información a tiempo y de forma estructurada para la toma de decisiones.
  2. Contar con un sistema de control interno, con el fin de definir la gestión de riesgos  como un proceso continúo en el que todos los miembros de la compañía están involucrados. Esto permitirá monitorear los riesgos a los que está expuesta la empresa y conocer las actividades críticas del proceso en la generación de la cadena de valor.
  3. Una de las amenazas más comunes es el fraude y el lavado de activos y de ahí se desprende el riesgo reputacional el cual puede poner en peligro la imagen de la compañía y exponerse a sanciones. Hay que tener en cuenta que uno de los principales pilares del sistema financiero es la confianza, por ende los inversionistas, clientes, proveedores entre otros exigen transparencia en las transacciones.
  4. Es indispensable contar con métricas y análisis de las mismas para identificar las causas conjuntas que hacen que se puedan presentar incumplimientos o el desarrollo de algún riesgo. 
  5. Ir un paso adelante en tema de cumplimiento de regulaciones permitirá que la organización pueda anticiparse y tomar ventaja frente a los escenarios de riesgos.   
  6. Las organizaciones capaces de identificar rápidamente a los clientes potenciales e identificar a la vez a los clientes con menor perfil de riesgos son las que se beneficiarán de las ventajas de una buena gestión de riesgos.
  7. Contar con un marco cuantitativo de análisis de riesgos. Es importante tener en cuenta que uno de los principales errores en la clasificación inicial de los riesgos es separarlos, ya que estos no se materializan independientemente y un evento sucedido puede tener impacto en alguno de los riesgos.
  8. Monitorear y evaluar la exposición de la empresa  para estar siempre preparado y listo para afrontar los retos en mejores condiciones.
  9. Capacitación al recurso humano. Esto es lo más importante y diferencial de las empresas para lograr cambiar los obstáculos en oportunidades. 

Ventajas
Fuente: Blog Calidad & Gestion.

  • Aumenta la probabilidad de alcanzar los objetivos.
  • Fomenta la gestión proactiva.
  • Se es consciente de la necesidad de identificar y tratar los riesgos.
  • Cumple con los requisitos legales y reglamentaciones pertinentes y normas internacionales.
  • Mejora la presentación de informes obligatorios y voluntarios.
  • Mejora el gobierno corporativo.
  • Mejora la confianza y honestidad de las partes involucradas.
  • Minimiza pérdidas.
  • Establece una base confiable para la toma de decisiones y la planificación.
  • Asigna y usa eficazmente los recursos para el tratamiento del riesgo.
  • Mejora la eficacia y la eficiencia operativa.
  • Incrementa el desempeño de la salud y la seguridad, así como la protección ambiental.
  • Mejora la prevención de pérdidas y la gestión de incidentes
  • Mejora el aprendizaje organizacional.
  • Mejora la flexibilidad organizacional.
  • Mejora los controles.
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