En la actualidad las empresas se enfrentan a diferentes etapas de complejidad dentro del negocio. Es aquí cuando optimizar la gestión de riesgos se vuelve clave para evitar pérdidas y amenazas.
Las organizaciones hoy en día son más conscientes y resilientes acerca de la importancia de contar con una adecuada gestión de riesgos que sea efectiva y práctica para momentos de contingencia o crisis.
La estructura organizacional y documental de la gestión de riesgos debe estar definida acorde con el tamaño de la empresa, productos, servicios, sedes, capacidad económica, recursos disponibles, herramientas tecnológicas, entre otros.
Cada vez la gestión de riesgos estará más integrada a los procesos y sistemas de las organizaciones, de modo que se hable un solo idioma internacional.
En la siguiente guía usted encontrará información relacionada acerca de cómo puede optimizar la gestión de riesgos de su organización, cuáles son los instrumentos adecuados, como contar con una gestión eficiente y eficaz, y los métodos que le ayudarán en la identificación de amenazas.
La gestión de riesgos es el proceso que se realiza para identificar y gestionar los riesgos a los que puede estar expuesta la organización, con el fin validar la eficiencia de los controles y el de crear planes de acción que ayude a mitigarlos, aprovecharlos o en caso de que no se puedan prevenir contar con una estrategia que permita que las pérdidas no sean muy altas.
Hay que tener en cuenta, que estas amenazas en muchas ocasiones pueden crear valor, ya que las empresas establecen métodos para generar un equilibrio entre los objetivos de crecimiento, rentabilidad y los riesgos a los que están asociados para contar con una consecución adecuada.
Aunque la gestión de riesgos es liderada por los directores o la junta directiva, se debe tener claro que esto es un tema que involucra a todos los miembros de la entidad y por ende se debe crear una cultura de riesgos en torno a esto.
Para tener una adecuada gestión de riesgos es indispensable identificar, analizar, monitorear y responder ante las posibles amenazas que se puedan dar y así afectar de manera directa la operación del negocio. Es por esto que debe ser proactiva y contar con los controles adecuados para mitigar eventos futuros.
Gestionar los riesgos es la mejor forma de prepararse ante posibles catástrofes que se puedan presentar. Es por esto que es indispensable contar con estrategias y planes de acción que se implementen de manera continua, con el fin de que sean abordados de manera correcta y así cumplir con los objetivos corporativos establecidos.
El propósito de contar con un sistema de gestión de riesgos se basa en que permite identificar, reducir, planificar y tomar buenas decisiones referentes a los riesgos.
Este plan brinda las herramientas necesarias para tener una gestión de riesgos adecuada y se puede aplicar desde el inicio de una organización en cualquier escenario: estrategias, decisiones, procesos, funciones, proyectos, servicios y activos.
Esta es la mejor forma para anticiparse a las catástrofes que puedan ocurrir y crear estrategias que permitan abordar las amenazas para estar prevenidos y evitar consecuencias fatales.
Es un modelo que busca llegar a la causa raíz del riesgo o de la situación que se está analizando, esto nos ayuda a identificar de dónde se está originando el problema.
Sirve para estructurar debates grupales sobre las posibles causas planteadas y su principal objetivo es llegar al fondo del riesgo específico, descartando las respuestas más inmediatas y superficiales.
El proceso que se debe poner en práctica es el siguiente:
Contrario a lo que indica el nombre de la técnica, no es necesario que se restrinja el análisis a solo cinco preguntas.
Es un mapa de los posibles resultados de una serie de decisiones relacionadas, lo que quiere decir esto es que se parte de un nodo o situación y desde ahí se empiezan a revisar las posibles consecuencias que se podrían presentar.
Esta técnica es muy común usarla para la identificación de consecuencias, ya que para su implementación es importante realizarse una serie de preguntas que deberán ser respondidas y que ayudarán a entender cuál es el mejor plan de acción que se debe implementar en un riesgo individual, además permite adelantarse a los hechos y entender que pasaría si se llegara a dar alguno de estos sucesos.
Esta técnica es bastante creativa y de tipo inductivo, es fácil y sencillo de entender para cualquier gestor que lo ponga en práctica, normalmente se usa en la primera fase de la gestión cuando apenas se está en proceso de identificación.
También se puede complementar a través de un análisis profundo y de otros métodos como la lluvia de ideas.
Para llevarlo a cabo se pueden programar reuniones entre funcionarios o trabajadores que tengan conocimiento completo del proceso que se analiza.
Es un proceso que se lleva a cabo de manera grupal para generar ideas innovadoras en un ambiente fuera de lo tradicional, es interactivo y no estructurado.
Lo que se busca con esto es generar mejores prácticas para que los integrantes de cada organización se puedan complementar, puedan tener una visión panorámica de lo que sucede y crear nuevas cosas que traerán beneficios a cada uno de los miembros a través de la estimulación de la conversación fluida para identificar modos de fallos potenciales y riesgos asociados, criterios de decisión y cómo serán mitigados.
La clave es llegar con opiniones estructuradas al momento de reunirse para así evitar perder tiempo.
Las reglas que debe seguir en esta metodología son:
Según SearchDataCenter un mapa de calor de riesgo consiste en una matriz con dos ejes, donde el eje X representa la probabilidad de frecuencia del riesgo y el eje Y representa el impacto que puede tener el mismo.
El mapa se representa gráficamente ubicando los riesgos en un cuadrante, dependiendo de la probabilidad de que determinado riesgo pueda ocurrir y el impacto cuantitativo o cualitativo que se produce en caso de que se materialice el riesgo:
Mapa de riesgos donde:
Una adecuada estructuración del mapa de riesgos ayuda a mejorar el modelo de evaluación de riesgos de la compañía. Para esto es necesario en primer lugar identificar detenidamente los riesgos inherentes a la organización y analizar qué eventos tanto externos como internos están ocasionando dichos riesgos.
Los riesgos identificados deben ser evaluados estimando con qué frecuencia podrían aparecer y cuál es el impacto estimado a nivel financiero, reputacional y estratégico.
Un plan de acción es una hoja de ruta que traza la planificación de una organización para gestionar y controlar tareas con el fin de cumplir con los objetivos de un proyecto o negocio. Es una guía para definir las metas, fijar plazos y calcular recursos para planificar de forma correcta, optimizar la gestión y mejorar el rendimiento de la empresa.
Además traza las 5 w’s questions: qué, cómo, cuándo, dónde y con quién se realizarán las acciones que se implementarán en la organización para cumplir con los objetivos de una manera ordenada y comprometida, asignando responsables, tiempo y recursos.
En el plan de acción se definen objetivos, programas, misiones, responsables y presupuestos no sólo para gestionar proyectos sino también para ejecutar procesos de conocimiento del riesgo, reducción del riesgo y manejo de riesgos de una organización.
En ese sentido, el plan debe ser completo, claro y estar al día con la actual estructura de la empresa para incluir la información detallada de cada una de las áreas de la compañía para analizar de manera inteligente los riesgos, su impacto y consecuencias en caso de que se llegasen a presentar y priorizarlos para gestionarlos, según la afectación que causarían.
Para trazar un plan de acción se debe hacer la lista de riesgos, para ello, los gestores deben identificar las amenazas que podrían impedir el cumplimiento de metas y objetivos. Una vez se identifiquen esos riesgos, se debe hacer un inventario de los mismos y describir cada uno para analizar sus impactos para clasificarlos y establecer el nivel de riesgo; así como las acciones que se van a implementar.
